Excel Step by Step Guide

Microsoft Excel डेटा को व्यवस्थित करने, उसका विश्लेषण करने और उसे प्रस्तुत करने के लिए एक शक्तिशाली उपकरण है। चाहे आप कोई Report बना रहे हों, कोई बजट बना रहे हों या कोई Project Plan बना रहे हों, अपने Page को सही तरीके से सेट करना आपके काम को Professional तरीके से Print करने या Share करने के लिए ज़रूरी है।

इस Blog में, हम आपको Excel में Page Set करने के Excel Step-by-Step Guide के बारे में बताएँगे, जिसमें Margin, Orientation, Header और बहुत कुछ Adjust करना शामिल है।

Why Page Setup Matters

उचित पेज Page Setup सुनिश्चित करता है कि आपकी Excel शीट पॉलिश्ड दिखे और पढ़ने में आसान हो, चाहे उसे ऑन-स्क्रीन देखा जाए या Print किया जाए। Page Setting को कस्टमाइज़ करके, आप नियंत्रित कर सकते हैं कि आपका डेटा कैसे प्रदर्शित हो, अजीब Page Break से बचें और अपने दस्तावेज़ को ज़्यादा प्रस्तुत करने योग्य बनाएँ।

Step 1: Access the Page Layout Tab

अपनी Excel वर्कबुक खोलें और उस Worksheet पर जाएँ जिसे आप सेट करना चाहते हैं। Excel रिबन में पेज Layout Tab पर क्लिक करें। इस टैब में वे सभी टूल हैं जिनकी आपको अपनी Page Setting को कस्टमाइज़ करने के लिए ज़रूरत है।

Step 2: Set Page Orientation

ओरिएंटेशन यह निर्धारित करता है कि आपका Document Portrait (Vertical) या Landscape (Horizontal) मोड में प्रिंट किया जाएगा या नहीं। लैंडस्केप अक्सर व्यापक डेटासेट के लिए बेहतर होता है, जबकि Portrait लंबी सूचियों के लिए अच्छा काम करता है।

Page Layout Tab में, ओरिएंटेशन पर क्लिक करें।

अपनी ज़रूरतों के आधार पर Portrait या Landscape चुनें।

Step 3: Adjust Margins

Margin आपके डेटा और पेज के किनारों के बीच की जगह को परिभाषित करते हैं। Excel पूर्वनिर्धारित मार्जिन सेटिंग प्रदान करता है, लेकिन आप उन्हें कस्टमाइज़ भी कर सकते हैं।

Page Layout Tab में, मार्जिन पर क्लिक करें।

पूर्वनिर्धारित विकल्पों (Normal, चौड़ा या संकीर्ण) में से एक चुनें।

Custome Margin के लिए, मेनू के नीचे कस्टम मार्जिन पर क्लिक करें। पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स में, ऊपर, नीचे, बाएँ और दाएँ मार्जिन के लिए अपने इच्छित माप दर्ज करें।

Step 4: Set Paper Size

Excel आपको अपनी प्रिंटिंग आवश्यकताओं से मेल खाने वाले पेपर साइज़ को चुनने की अनुमति देता है।

पेज लेआउट टैब में, साइज़ पर क्लिक करें।

एक मानक पेपर आकार चुनें (जैसे, A4, लेटर, लीगल) या कस्टम आकार चुनने के लिए अधिक पेपर आकार पर क्लिक करें।

Step 5: Add Headers and Footers

Header और Footer आपके मुद्रित दस्तावेज़ में शीर्षक, पृष्ठ संख्या, दिनांक या अन्य जानकारी जोड़ने के लिए उपयोगी होते हैं।

  • सम्मिलित करें टैब पर जाएँ और शीर्षलेख और फ़ुटर पर क्लिक करें।
  • Excel पृष्ठ लेआउट दृश्य पर स्विच हो जाएगा, जहाँ आप टेक्स्ट जोड़ने के लिए शीर्षलेख या फ़ुटर अनुभागों पर क्लिक कर सकते हैं।
  • पृष्ठ संख्या, फ़ाइल नाम या वर्तमान तिथि जैसे पूर्वनिर्धारित तत्वों को सम्मिलित करने के लिए दिखाई देने वाले डिज़ाइन टैब का उपयोग करें।

Step 6: Adjust Scaling

यदि आपका डेटा एक Page पर ठीक से फ़िट नहीं होता है, तो आप इसे छोटा या बड़ा करने के लिए स्केलिंग का उपयोग कर सकते हैं।

  • पृष्ठ लेआउट टैब में, फ़िट करने के लिए स्केल पर क्लिक करें।
  • अपने डेटा को एक विशिष्ट संख्या में पृष्ठों पर फ़िट करने के लिए चौड़ाई और ऊँचाई ड्रॉपडाउन समायोजित करें।
  • वैकल्पिक रूप से, प्रिंटआउट को प्रतिशत से कम या बड़ा करने के लिए स्केलिंग विकल्प का उपयोग करें।

Step 7: Set Print Area

यदि आप अपनी वर्कशीट का केवल एक विशिष्ट भाग प्रिंट करना चाहते हैं, तो आप प्रिंट क्षेत्र निर्धारित कर सकते हैं। उन सेल की श्रेणी चुनें जिन्हें आप प्रिंट करना चाहते हैं। पेज लेआउट टैब में, प्रिंट क्षेत्र पर क्लिक करें और प्रिंट क्षेत्र सेट करें चुनें।

Step 8: Insert Page Breaks

ब्रेक आपको यह नियंत्रित करने में मदद करते हैं कि आपका डेटा कई पेजों में कहाँ विभाजित है।

व्यू टैब पर जाएँ और पेज ब्रेक प्रीव्यू चुनें।

पेज कहाँ टूटते हैं, इसे समायोजित करने के लिए नीली रेखाओं को खींचें। मैन्युअल पेज ब्रेक डालने के लिए, एक सेल चुनें, पेज लेआउट टैब पर जाएँ, ब्रेक पर क्लिक करें और पेज ब्रेक डालें चुनें।

Step 9: Preview and Print

प्रिंट करने से पहले, हमेशा अपने दस्तावेज़ का प्रीव्यू करें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि सब कुछ सही दिख रहा है।

प्रिंट प्रीव्यू खोलने के लिए फ़ाइल > प्रिंट पर क्लिक करें।

पेजों को स्क्रॉल करने और किसी भी समस्या की जाँच करने के लिए नेविगेशन तीरों का उपयोग करें।

अगर सब कुछ ठीक दिखता है, तो प्रिंट पर क्लिक करें।

Bonus Tips for Professional Page Setup

  • Gridlines and Headings: अगर आप ग्रिडलाइन या रो/कॉलम हेडिंग प्रिंट करना चाहते हैं, तो पेज लेआउट टैब के अंतर्गत शीट विकल्प समूह में संबंधित बॉक्स चेक करें।
  • Center on Page: अपने डेटा को क्षैतिज या लंबवत रूप से केंद्र में रखने के लिए, पेज सेटअप डायलॉग बॉक्स में कस्टम मार्जिन पर जाएँ और मार्जिन टैब के अंतर्गत उपयुक्त बॉक्स चेक करें।
  • Repeat Titles: अगर आपका डेटा कई पेजों में फैला हुआ है, तो प्रत्येक पेज पर रो या कॉलम हेडर दोहराने के लिए प्रिंट टाइटल सुविधा (पेज लेआउट टैब के अंतर्गत) का उपयोग करें।

Conclusion

Excel में पेज सेट करना एक सरल लेकिन महत्वपूर्ण कदम है, ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आपका डेटा स्पष्ट और प्रोफ़ेशनल तरीके से प्रस्तुत किया गया है। इन Steps का पालन करके, आप अपनी ज़रूरतों के हिसाब से अपने पेज लेआउट को कस्टमाइज़ कर सकते हैं, चाहे आप कोई रिपोर्ट प्रिंट कर रहे हों या कोई डिजिटल फ़ाइल शेयर कर रहे हों।

क्या आपके पास Excel में पेज सेट करने के लिए कोई सवाल या अतिरिक्त सुझाव हैं? उन्हें नीचे टिप्पणियों में साझा करें! और अगर आपको यह गाइड मददगार लगी, तो इसे अपने सहकर्मियों और दोस्तों के साथ शेयर करना न भूलें।

Excel Step-by-Step Guide

Read More>>

Sum Function in Excel

Excel Workbook and Worksheet

Leave a Comment